Chứng từ cần chuẩn bị khi gửi hàng giá trị cao

Vì sao chứng từ quan trọng

Với hàng giá trị cao, chứng từ phục vụ hai mục đích khác nhau: chứng minh nguồn gốc hàng hóa khi bị kiểm tra trên đường, và xác định giá trị khi cần đền bù. Thiếu loại nào thì mất quyền lợi tương ứng.

Danh mục chứng từ

1. Hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng — bản gốc hoặc bản sao có xác nhận.
2. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ — với hàng luân chuyển giữa các chi nhánh.
3. Bảng kê chi tiết — ghi rõ tên hàng, số lượng, đơn giá của từng kiện.
4. Giấy khai giá trị — bắt buộc nếu muốn đền bù theo giá trị thật thay vì theo cước.

Hàng đặc thù

• Hàng điện tử nhập khẩu: cần tờ khai hải quan.
• Thiết bị y tế: cần giấy phép lưu hành.
• Hàng có thương hiệu: cần giấy ủy quyền phân phối nếu bị kiểm tra.

Chứng từ nên đi cùng xe, nhưng bản sao nên được gửi trước qua email cho nhà xe — khi xe bị kiểm tra giữa đêm, bản mềm xử lý nhanh hơn nhiều.